الختم الإلكترونى

يعد eSeal حلاً للتوقيع الرقمي يسمح للشركات بالتوقيع بكفاءة على كميات كبيرة من المستندات وتأمينها باستخدام الهوية الرقمية التي تم التحقق منها للمؤسسة. من خلال ربط التوقيعات المشفرة بالمستندات، يحمي الختم الإلكتروني من التغييرات غير المصرح بها والاحتيال مع تمكين سير عمل التوقيع الجماعي الآلي.

يوفر الختم الإلكتروني الصلاحية القانونية والأمان وكفاءة سير العمل اللازمة لمعالجة المستندات بسرعة وحجم الأعمال الرقمية. يؤدي الانتقال من التوقيع بالحبر الرطب إلى الختم الإلكتروني إلى توفير كبير في التكاليف ومنع الاحتيال والامتثال للوائح التوقيع الرقمي.

تقبل المزيد من الشركات التوقيعات الرقمية على مستندات الأعمال المختلفة وتطلبها، مما يضمن استمرار النمو والاعتماد. يساعد التنفيذ الوقائي لحلول الختم الإلكتروني الشركات على التكيف بسهولة مع الرقمنة المتزايدة لسير العمل.

تشمل المستندات القياسية التي تستفيد من الحماية الموثقة عبر eSeals ما يلي:

• • طلبات الشراء

  • الفواتير

  • عقود البيع

  • نماذج تأهيل الموظفين

  • سجلات طبية

  • الوثائق المصرفية

كيف يعمل الختم الإلكتروني على تعزيز أمان

المستندات؟

يتيح الختم الإلكتروني التوقيع الرقمي الآلي بالجملة نيابة عن المؤسسة. من خلال شهادة واحدة تم إصدارها للشركة، يمكن لعدة مستخدمين معتمدين ختم المستندات بهوية المؤسسة الموثقة. يمكن أيضًا دمج الختم الإلكتروني في العمليات الآلية، مما يسمح بختم العديد من المستندات دون الحاجة إلى تطبيق التوقيع اليدوي.

تم استخدام الحماية التي توفرها التوقيعات الرقمية في السابق بشكل حصري تقريبًا لسير العمل اليدوي الكامل للعقد. يعمل الختم الإلكتروني الآلي على توسيع الحماية ضد التغييرات غير المصرح بها ويدمج الهوية الرقمية للموقع في المستندات. وهذا مفيد بشكل خاص للمستندات ذات الحجم الكبير المعرضة للاحتيال، حيث يكون التوقيع الرقمي اليدوي غير عملي.

إحدى الفوائد الرئيسية للختم الإلكتروني هي أنه يمكن تشغيله تلقائيًا دون الحاجة إلى تطبيق التوقيع اليدوي. وهذا يعني أنه يمكن توقيع وختم كميات كبيرة من المستندات رقميًا بسرعة وكفاءة، دون الحاجة إلى قيام الموقعين الفرديين بتطبيق توقيعاتهم يدويًا على كل مستند.

بالنسبة للموظفين ذوي المستويات التنفيذية وغيرهم من الموظفين المعينين في شركتك، يتم توفير شهادات الختم الإلكتروني من خلال منصات التوقيع السحابية مثل eSigner.com. يمكن لمسؤول الحساب إصدار بيانات اعتماد لممثلي الموظفين المعتمدين المتعددين، مما يسمح لهم بمشاركة الوصول إلى نفس شهادة الختم الإلكتروني التنظيمية. يتيح ذلك تحسين التنسيق والخدمات اللوجستية في معالجة المستندات ذات الحجم الكبير.

من خلال استخدام واجهة برمجة تطبيقات عملية التوقيع، يمكن دمج الختم الإلكتروني الآلي في سير عمل المستندات وأنظمة المحاسبة الأخرى بما في ذلك علامة Adobe Acrobat.

كيف تقوم الأختام الإلكترونية بربط المستندات

بشكل آمن

البنية التحتية للمفتاح العام (PKI) يوفر الإطار الأساسي لشهادات الختم الإلكتروني. يتم تعيين معايير الامتثال للشهادات والتوقيعات الرقمية بواسطة برنامج Adobe AATL وهيئات معايير سلطة التصديق الأخرى. يتم بعد ذلك تدقيق المراجع المصدقة وفقًا لهذه المعايير ليتم تضمينها في المتاجر الموثوقة لشركة Adobe وشركات المستندات الأخرى.

أولاً، يقوم فريق التحقق في مرجع مصدق موثوق به ومدقق بشكل عام مثل SSL.com بالتحقق من صحة هوية الشركة. بعد ذلك، من خلال شهادة رقمية لتوقيع المستند، استنادًا إلى معايير X.509، يرتبط زوج مفاتيح التشفير الفريد بهوية المؤسسة.

بمجرد إصدار الشهادة، يمكن للمؤسسة التوقيع رقميًا على المستندات باستخدام زوج المفاتيح الخاص/العام المشفر الخاص بالشركة والمقترن بشهادات X.509 الخاصة بها. يؤدي هذا إلى ربط هوية المنظمة الموثقة بالمستندات. يتم إنشاء التوقيعات عن طريق تجزئة محتويات المستند لإنشاء بصمات رقمية فريدة، وتشفير التجزئة باستخدام المفتاح الخاص. عند الاستلام، يتم التحقق من صحة التوقيعات باستخدام المفتاح العام، بينما تؤكد شهادات X.509 الهوية. توفر عملية التشفير هذه أدلة على التلاعب وتمنع التزوير، مما يؤدي إلى تحسين توقيعات الحبر.

أدوبي الثقة وeSeals

تتحقق قارئات Adobe PDF من صحة المستندات الموقعة رقميًا عندما يتم تضمين مرجع إصدار الشهادات في قائمة الثقة المعتمدة من Adobe أو AATL. لا يتم الوثوق بالختم الإلكتروني إلا عند تطبيقه بواسطة شهادة صادرة عن مرجع مصدق مدرج في AATL. في الواقع، يُشار أحيانًا إلى هذه التوقيعات الرقمية باسم “توقيعات AATL”. عندما يتم توقيع مستند باستخدام شهادة eSeal من مرجع مصدق موثوق به (CA) مثل SSL.com، يعرض Adobe PDF Reader علامة اختيار خضراء تشير إلى أن توقيع المستند صالح وتم التحقق من هوية المُوقع بواسطة شهادة موثوقة من Adobe سلطة. يعمل التحقق من متجر Adobe الموثوق على تعزيز أمان وموثوقية المستندات الإلكترونية المختومة، مما يوفر للمستلمين تأكيدًا مرئيًا على صحة المستند. ومع ذلك، للتأكد من أن المستندات الإلكترونية المختومة ملزمة قانونًا وقابلة للتنفيذ، يجب أيضًا أن تمتثل للمتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة، والتي تختلف حسب الصناعة والمنطقة

الامتثال للوثيقة الإلكترونية

في العديد من الصناعات والمناطق، يجب أن تتوافق المستندات الإلكترونية والتوقيعات الرقمية مع متطلبات قانونية وتنظيمية محددة حتى تعتبر صالحة وقابلة للتنفيذ. تتضمن بعض معايير الامتثال واللوائح الرئيسية المتعلقة بالختم الإلكتروني ما يلي:

• eIDAS (خدمات التعريف الإلكتروني والمصادقة والثقة): توفر لائحة الاتحاد الأوروبي إطارًا لخدمات التعريف الإلكتروني والمصادقة والثقة، بما في ذلك التوقيعات الرقمية. تعتبر الأختام الإلكترونية التي تلبي متطلبات eIDAS ملزمة قانونًا داخل الاتحاد الأوروبي.
• قانون ESIGN (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية): يمنح هذا القانون الفيدرالي الأمريكي الاعتراف القانوني بالتوقيعات والسجلات الإلكترونية، بشرط أن تستوفي متطلبات معينة. يمكن لـ eSeals مساعدة المؤسسات على الامتثال لقانون ESIGN من خلال توفير توقيعات رقمية آمنة وموثقة.
• UETA (قانون المعاملات الإلكترونية الموحد): أقر هذا القانون من قبل معظم الولايات الأمريكية، وهو يحدد التكافؤ القانوني للسجلات والتوقيعات الإلكترونية مع نظيراتها الورقية. يمكن للأختام الإلكترونية تسهيل الامتثال لقانون UETA من خلال تمكين التوقيعات الرقمية الآمنة والقابلة للتحقق على المستندات الإلكترونية.
• ISO 32000: تحدد هذه المواصفة القياسية الدولية تنسيق ملف PDF، بما في ذلك متطلبات التوقيعات الرقمية. تضمن الأختام الإلكترونية التي تلتزم بمعيار ISO 32000 التوافق وقابلية التشغيل البيني عبر منصات وبرامج مختلفة.

ومن خلال تنفيذ حلول الختم الإلكتروني التي تتوافق مع اللوائح والمعايير ذات الصلة، يمكن للمؤسسات التأكد من أن وثائقها الموقعة رقميًا صالحة من الناحية القانونية وقابلة للتنفيذ، مما يسهل المعاملات الإلكترونية الآمنة والفعالة.

حالات الاستخدام الأنسب لـ eSeal

تتضمن حالات الاستخدام القياسية ذات الحجم الكبير والمناسبة تمامًا للانتقال من التوقيع غير الفعال بالحبر الرطب إلى سير عمل eSeal المبسط ما يلي:

• المحاسبة والفواتير

• عقود البيع والاتفاقيات

• اتفاقيات الإعداد

• أرشفة المستندات

• تأمين عمليات تقديم النماذج عبر الإنترنت

في الصناعات الخاضعة للتنظيم، توفر eSeals أيضًا مزايا الامتثال لتلبية المتطلبات الرسمية للتوقيعات الرقمية الصالحة:

• الرعاية الصحية

• إدارة الوثائق وتخزينها

• البنوك والمصارف

• حكومة

• الهندسة والتصنيع

كيف يمكنك الحصول على الختم الإلكتروني؟

 يمكن لأولئك الذين لديهم حالات استخدام تحتاج إلى تنفيذ جديد لشهادات التحقق من صحة المؤسسة (OV) التي تدعم eSeal الاتصال بفريق دعم kayanincometax.com على kayanincometax.com لمناقشة الحلول المخصصة التي تناسب سير عمل توقيع المستندات الخاصة بهم.

سير عمل مقاوم للمستقبل مع كفاءة الأختام

الإلكترونية

توفر الأختام الإلكترونية الحماية القانونية المحدثة ومكاسب كفاءة سير العمل التي تحتاجها الشركات لتسريع المعالجة الآمنة للمستندات.  عندما تحتاج إحدى المؤسسات إلى عدد كبير من المستندات الحساسة للحماية من الاحتيال، فإن eSeals تعمل على تأمين الأعمال المستقبلية من أجل بيئة حديثة للأمن السيبراني والتهديد بالاحتيال الإلكتروني.